«Айтелика» построила для ОАО «ЧТПЗ» колл-центр и обеспечила его надежную работу

Результат проекта – безотказная обработка более 2 000 звонков в сутки с приоритетным обслуживанием вызовов VIP-абонентов.

23/05/2013

Промышленная группа ЧТПЗ объединяет ряд высокотехнологичных предприятий металлургического комплекса России. Работа автоматизированных систем и их пользователей непосредственно влияет на производственные и бизнес-процессы. Для регистрации и решения инцидентов на предприятии работает Служба поддержки пользователей 211 (СПП).

Масштабная модернизация производства с внедрением новых систем управления и развитием действующих (BI, MES, ERP и прочие уровни КИС) в 2011 г. повлекла за собой рост числа обращений в СПП, увеличение времени ожидания ответа специалиста. Для приема звонков в СПП использовалась общезаводская АТС (УПАТС*).

При этом заводская АТС не могла обеспечить критически важную первоочередную обработку звонков приоритетных пользователей — ответственных за производственные процессы, высшего руководства и других. Так же отсутствовали оперативные и объективные данные о количестве принятых звонков, человек в очереди и другая важная управленческая информация.

Было принято решение о необходимости создания Центра обработки вызовов (ЦОВ) на базе профессионального колл-центра с повышенными требованиями к доступности и скорости обработки звонков и обеспечением приоритетной обработки вызовов.

Для достижения целей ОАО «ЧТПЗ»„Айтелика“ разработала решение на программной платформе Oktell с интеллектуальными алгоритмами обработки вызовов. Компания была выбрана исполнителем проекта в результате победы в тендере, в котором приняли участие более 10-ти федеральных и региональных интеграторов, в том числе, ассоциированных с крупнейшими вендорами.

«ИТ-служба ОАО „ЧТПЗ“ достаточно давно работает с компанией „Айтелика“, которая зарекомендовала себя грамотным интегратором. В конкурсе на выбор решения по ЦОВ были предложены несколько вариантов развития службы: Cisco, Avaya и т.д., но в итоге по соотношению „функциональные возможности + реальность реализации и качество услуг/цена“ выбор был остановлен на решении от „Айтелики“ — отмечает Михаил Матвеев, руководитель департамента по ИТ ОАО „ЧТПЗ“.

Проект выполнен в два основных этапа (в 2011 и 2013 гг.), в соответствии с потребностями ЧТПЗ. Основными целями первого этапа, завершенного осенью 2011 г., были обеспечение гарантированного дозвона, организация приоритетной обработки звонков VIP-пользователей, повышение доступности СПП по телефону.

Особенностью проекта стал распределенный характер ЦОВ – на территориях трубных заводов компании: ЧТПЗ (Челябинск) и ПНТЗ (Первоуральск). После развертывания на каждой площадке серверного и клиентского ПО Oktell специалистами «Айтелики» реализованы функциональные возможности и алгоритмы обработки вызовов. Отказоустойчивость обеспечена путем перекрёстного резервирования системы каждой площадки.

В соответствии с задачами ЧТПЗ реализованы: прием входящих вызовов без потери звонков; приоритетное обслуживания абонентов VIP-категорий; тотальная запись разговоров; голосовые меню с возможностью самообслуживания; мониторинг загрузки ЦОВ в реальном времени; отчетность и многие другие функции.

Благодаря интеграции ЦОВ с внедренной системой ServiceDesk, операторы работают в одном окне ServiceDesk. База Service Desk используется для определения звонящего абонента и его приоритета. В целях экономии времени пользователь может оставить голосовое сообщение для СПП. В этом случае ServiceDesk автоматически создает инцидент в его карточке с прикрепленным аудиофайлом.

В 2012 г. ЦОВ дополнительно принял на себя функции Справочной службы ОАО «ЧТПЗ», обрабатывающей, в том числе, все внешние звонки в компанию. При одновременном сокращении количества операторов (до трех человек на одной площадке), в разы возросло число звонков в ЦОВ (до 1000 в день на одну площадку). В связи с этим весной 2013 г, руководство ИТ-службы ОАО „ЧТПЗ“ приняло решение о необходимости развития ЦОВ.

Для обеспечения новых требований к системе специалистами «Айтелики» настроены дополнительные алгоритмы телефонного обслуживания, поддерживающие балансировку вызовов между двумя площадками и надежную работу ЦОВ в условиях любой нагрузки. Решение работает таким образом, что теперь ни один звонящий в ЦОВ ОАО „ЧТПЗ“ не услышит сигнала „занято“.          

Глава департамента по ИТ ОАО «ЧТПЗ» Михаил Матвеев подводит итоги проекта:

«Цели, поставленные перед интегратором, достигнуты в полном объёме. На текущий момент руководство СПП (а так же всей ИТ-службы) имеет полную информацию о состоянии обращений в СПП, загрузке операторов, их результативности при работе с сотрудниками ЧТПЗ и внешних компаний. Настроенные on-line отчёты позволяют чётко увидеть „узкие места“, на которые в текущий момент необходимо направить свои усилия для устранения проблем. Основными результатами проекта стали:

  • Сокращение времени регистрации обращений путем интеграции ЦОВ и Service Desk. Оператору не нужно тратить время на создание нового обращения и поиск пользователя в базе данных, это делается автоматически.
  • Запись всех разговоров с абонентами позволила увеличить эффективность всей ИТ-службы при решении обращений.
  • Гарантированное обслуживание всех абонентов. В случае занятости всех операторов абоненту предоставляется выбор: ждать дальше / оставить запрос на обратный звонок / оставить голосовое обращение, по которому с ним в дальнейшем свяжутся для уточнения деталей.
  • Минимизация времени ожидания на линии для привилегированных абонентов, таких как ТОП-менеджеры и производственный персонал, решение обращений которых не требует отлагательств. При отсутствии свободных операторов привилегированные абоненты помещаются в начало очереди.
  • Увеличение эффективности персонала на 30% в результате равномерного распределения звонков по операторам и мотивации персонала на основании статистики ЦОВ
  • Потенциал развития ЦОВ. Возможность дальнейшего совершенствования службы и увеличения эффективности в результате реализации нового функционала ЦОВ».

______________________

*УПАТС- учрежденческо-производственная автоматическая телефонная станция

проекты, Oktell, колл-центр, ПНТЗ, ЧТПЗ, история успеха